Najít dobrého zaměstnance není jednoduché. O to větší zklamání přijde ve chvíli, kdy vám odejde ještě během zkušební doby. Vracíte se tak na začátek – znovu hledáte, zaučujete a investujete nemalé peníze a váš čas.

Když se s klienty bavím o tom, proč se to stalo, první podezření často padne na nábor.

Jenže ve své praxi mnohem častěji zjišťuji, že problém vznikl až po nástupu.

Ne proto, že by firmy adaptaci podceňovaly schválně. Spíš proto, že předpokládají, že si nový člověk časem "sedne".

Právě během prvních měsíců se ale rozhoduje, jestli se nový zaměstnanec stane plnohodnotnou součástí týmu, nebo začne přemýšlet, jestli vlastně udělal správné rozhodnutí. Přesto se některé chyby opakují překvapivě často.

Tady je devět chyb, které při adaptaci nových zaměstnanců vídám nejčastěji – a tipy, jak se jim vyhnout.

1. Adaptace končí prvním dnem

Většina firem zvládá první den skvěle. Připravený notebook, přístupy, pracovní smlouva, školení BOZP, představení kolegům.

Jenže dobře připravený první den ještě neznamená dobře zvládnutou adaptaci.

První týdny jsou mnohem důležitější. Nový zaměstnanec potřebuje pochopit, jak firma funguje, kdo za co odpovídá, jak spolu lidé komunikují a co se od něj vlastně očekává. To se během několika hodin rozhodně stihnout nedá.

Co funguje lépe?

Nemusíte vytvářet složité manuály. Stačí jednoduchý plán prvních tří měsíců. Když nový zaměstnanec i jeho manažer vědí, co bude následovat a co je cílem, adaptace získá jasný směr.

2. Nikdo za adaptaci skutečně neodpovídá

Když se ve firmách ptám, kdo má adaptaci nových zaměstnanců na starosti, často dostanu dvě odpovědi.

HR říká, že po nástupu přebírá člověka manažer. Manažer předpokládá, že onboarding koordinuje HR. Ve výsledku adaptaci nikdo aktivně neřídí.

HR může nastavit proces, připravit dokumenty nebo školení. O tom, jestli nový člověk uspěje, ale rozhoduje hlavně jeho přímý nadřízený. Právě s ním tráví první týdny nejvíc času a právě on vytváří první zkušenost s firmou.

Co funguje lépe?

Na začátku si jasně určete, kdo za co odpovídá. HR vytváří proces. Manažer vede člověka.

3. Očekávání existují jen v hlavě manažera

Jedna z nejčastějších situací, které ve firmách řeším.

Manažer je po několika týdnech nespokojený. Má pocit, že nový zaměstnanec postupuje příliš pomalu nebo nepracuje podle jeho představ.

Když se ho ale zeptám, co přesně od člověka očekával po prvním měsíci, po dvou měsících nebo na konci zkušební doby, často zjistíme, že to neví.

Nový zaměstnanec možná v lepším případě dostal popis pracovní pozice. Manažer měl ale v hlavě vlastní představu o tom, jak bude vypadat úspěšná adaptace, jaký výkon od nového kolegy očekává. Jenže toto nikdy nesdílel.

A když nejsou očekávání jasně pojmenovaná, zaměstnanec jen těžko pozná, jestli je na správné cestě. Stejně obtížné je pak dát férovou a konkrétní zpětnou vazbu.

Co funguje lépe?

Definujte, co znamená úspěšná adaptace po 30, 60 a 90 dnech. Nemusí vzniknout složitý dokument. Důležité je, aby obě strany věděly, podle čeho budou poznávat pokrok nebo stagnaci.

Pokud očekávání existují jen v hlavě manažera, neexistují vůbec.

4. Zpětná vazba přijde až na konci zkušební doby

Tohle považuji za jednu z nejdražších chyb.

U jednoho klienta odcházel během zkušební doby přibližně každý třetí nováček. Vedení bylo přesvědčené, že problém je v náboru. Když jsme se ale podívali na průběh adaptace, ukázalo se něco jiného. Manažeři čekali, že když bude nový kolega něco potřebovat, ozve se sám. První plánované 1:1 ale probíhalo až těsně před koncem zkušební doby.

Jenže nový zaměstnanec často neví, na co se má ptát. Nechce působit nejistě ani obtěžovat zaneprázdněného šéfa.

Ve chvíli, kdy si obě strany sednou až po třech, čtyřech nebo dokonce šesti měsících, už bývá na změnu často pozdě.

Co funguje lépe?

Nastavte si pravidelné krátké pravidelné check-iny. Nemusí trvat hodinu ani mít složitou strukturu. Důležité je, aby se konaly průběžně, ne až ve chvíli, kdy se objeví problém.

Možná si říkáte, že jsou to jen drobnosti. A máte pravdu. Jenže právě jejich kombinace rozhoduje o tom, jestli se nový zaměstnanec vůbec stane součástí vaší firmy a za jak dlouho, nebo začne přemýšlet, jestli udělal správné rozhodnutí.

5. Čekáme, že se nový zaměstnanec ozve sám

„Kdyby něco potřeboval, ozve se.“ Je to možná dobře míněná myšlenka. Jenže člověk, který je ve firmě pár dní nebo týdnů, často vůbec neví, na co se má ptát. Nezná prostředí, nezná vás a už vůbec nechce působit dojmem, že si třeba neví rady.

Ticho bez otázek ale neznamená, že je všechno v pořádku. Právě naopak.

Co funguje lépe?

Nečekejte, až se ozve. Proaktivně se nového kolegy na pravidelných 1:1 sami ptejte. Místo otázky "Tak co, jak to jde?" zkuste třeba:

• Jak se ti zatím pracuje?
• Je něco, co teď potřebuješ?
• Je něco, s čím bych ti mohla pomoct?
• A nakonec: „Je ještě něco, co bychom měli probrat?“
  Často právě až tahle poslední otázka přinese to nejdůležitější a nejzajímavější téma.

Právě tyto otázky často otevřou témata, která by jinak zůstala skrytá.

6. Seniorní zaměstnanci adaptaci nepotřebují

S tímhle se setkávám překvapivě často. Když nastupuje zkušený člověk, firmy mají tendenci předpokládat, že si všechno najde sám.

Jenže právě u seniorních zaměstnanců bývá adaptace nejčastěji podceněná. Neučíte je dělat jejich profesi. Tu už dávno umí. Potřebují ale pochopit vaši firmu. Jak se rozhoduje. Jak spolu lidé komunikují. Co je opravdu důležité. Jaká pravidla sice nejsou nikde napsaná, ale všichni je znají.

Nejednou jsem slyšela od klienta, že seniorní nováček působí otráveně nebo rezervovaně. Když jsme se podívali na jeho první týdny, ukázalo se, že jen marně hledal informace, které mu mohl někdo během jedné hodiny předat.

První zkušenost s firmou pak byla o pocitu, že se o něj vlastně nikdo moc nezajímal.

Co funguje lépe?

Senior nepotřebuje učit svou profesi. Potřebuje ale dostat klíč k vaší firmě.

7. Adaptace se soustředí jen na práci

Když se řekne adaptace, většina firem se soustředí hlavně na pracovní náplň. Nový zaměstnanec dostane přístupy, naučí se používat systémy a postupně přebírá své úkoly.

Jenže práce je jen jedna část skládačky. Stejně důležité je pochopit, proč firma existuje, kam směřuje a jakým způsobem chce svého cíle dosáhnout. Jaké hodnoty skutečně žije, jak spolu lidé spolupracují a co se od nich očekává i ve chvílích, kdy neexistuje žádný postup ani směrnice.

Právě to je firemní kultura.

Pokud nový zaměstnanec tento kontext nedostane, bude si pravidla fungování firmy vytvářet sám. A často bohužel jinak, než chcete.

Co funguje lépe?

Neučte nové zaměstnance jen co mají dělat. Pomozte jim pochopit i proč to děláte právě tímto způsobem. Sdílejte s nimi příběh firmy, její směr, hodnoty i konkrétní příklady z každodenní praxe.

Lidé se neadaptují jen na novou práci. Adaptují se na způsob, jakým vaše firma přemýšlí a funguje.

8. Interně povýšení lidé se nepotřebují adaptovat

Když někdo nastoupí zvenčí, většina firem počítá s tím, že bude potřebovat čas na adaptaci.

Když ale povýší vlastního člověka, často zazní věta: „Vždyť to tady přece zná.“ Jenže znát firmu neznamená být připravený na novou roli.

Přechod z kolegy na manažera bývá jednou z nejnáročnějších změn v kariéře. Mění se očekávání, odpovědnost i vztahy v týmu. Přesto jsou interně povýšení lidé často doslova hozeni do vody s tím, že si poradí.

Přitom si zaslouží úplně stejnou péči jako člověk, který nastupuje zvenčí. Jen jejich adaptace vypadá jinak.

Co funguje lépe?

Připravte adaptační plán i pro interní změny rolí. Zaměřte se na nová očekávání, podporu manažera a pravidelné rozhovory během prvních měsíců.

9. Adaptaci nikdo nevyhodnocuje

Firmy pravidelně vyhodnocují obchodní výsledky, finance nebo marketing. Jen málokterá se ale zastaví a podívá se na to, jak funguje adaptace nových zaměstnanců.

Přitom stačí několik jednoduchých otázek:

• Co vám během prvních týdnů nejvíc pomohlo?
• Co vám naopak chybělo?
• Kdy jste se začali cítit jistě ve své roli?

Právě nováčci mají nejlepší zpětnou vazbu na to, co funguje a co je naopak zbytečně brzdí.

Zároveň díky tomu poznáte, jestli váš adaptační proces skutečně plní svůj účel. Jak rychle se lidé zapracují, kdy začínají pracovat samostatně nebo kde se opakovaně zasekávají.

Co funguje lépe?

Po skončení zkušební doby si najděte čas nejen na hodnocení zaměstnance, ale i samotného adaptačního procesu. Každý nový kolega vám může ukázat, co funguje dobře a co má smysl upravit.

Po zkušební době většinou hodnotíme hlavně zaměstnance. Mnohem méně už přemýšlíme nad tím, jestli obstál i náš adaptační proces.

Adaptace není jen HR proces. Je to i byznysové rozhodnutí.

Když adaptace nefunguje, problém není jen v onboardingu. Často odhalí mnohem hlubší témata – nejasná očekávání, přetížené manažery nebo chybějící komunikaci.

Důsledky ale nejsou jen personální. Firma je platí časem manažerů, pomalejším zapracováním nových lidí, opakovaným náborem i vyšší fluktuací.

Dobře nastavená adaptace není benefit. Je to způsob, jak ochránit investici, kterou jste vložili do náboru nového člověka.

Poznáváte se v některé z těch situací?

Pokud máte pocit, že něco v práci s lidmi nefunguje, ale nevíte, kde je skutečná příčina, ráda se na to podívám s vámi. Na úvodní konzultaci zdarma společně projdeme, co se u vás ve firmě děje, a doporučím vám, kde má smysl začít.